Cómo sacarle provecho a Microsoft Office

Meses atrás fue liberada la más reciente versión de la suite ofimática más popular del mercado: Microsoft Office 2016. Office cuenta con más de 1.000 millones de usuarios, y si tú estás leyendo esto es porque eres uno de los que quiere sacarle el máximo provecho a esta herramienta.

A continuación recomendamos una serie de utilidades, recursos y consejos que van a ayudarte a sacarle partido a todos los programas que conforman Office.

Multiplataforma: Office en todos tus dispositivos

Microsoft Office es una pieza de software que desde hace mucho tiempo está presente prácticamente en cualquier ordenador con Windows. Pero en los últimos años la visión de Microsoft ha experimentado un cambio positivo para los consumidores de cara a la multiplataforma. Y es que se han regido bajo una filosofía de ”Mobile First, Cloud First y Office Everywhere” (gracias a la gestión de Satya Nadella, pero ese ya es otro asunto) que los ha empujado a llevar Office a al menos las plataformas más importantes del mercado: OS X, IOS y Android.

Gracias a OneDrive y a la multiplataforma, tus documentos, imágenes, música y demás archivos pueden estar sincronizados en todos tus dispositivos.

Aplicaciones en línea

Si acaso no te has hecho de Office en alguno de tus equipos, puedes acceder al catálogo de programas mediante tu cuenta de Microsoft. Es decir, solo debes iniciar sesión con tu correo de Microsoft en Office Online y puedes disfrutar de la más reciente versión de Office desde tu navegador.

Esta utilidad puede sacarte de apuros si por ejemplo quieres acceder a tus archivos guardados en la nube desde un ordenador que no te pertenece y/o que no tiene instalado Microsoft Office.

Plantillas de Office

Seguramente te has fijado que al abrir un programa de Office aparece un menú con plantillas que tarde o temprano podrías acabar usando. Por ejemplo un Calendario, una invitación, un plan de estudios y más.

Sin embargo, si estás buscando algo más específico, podría ser que lo encuentres en la página oficial de Microsoft, donde se sitúan miles de plantillas y temas para Word, Power Point y Excel.

Compartir archivos y colaborar en tiempo real

Si es que ya actualizaste a la más reciente versión de Office verás como en la esquina superior de tus documentos de Word, Power Point y Excel aparece un botón de “Compartir”.

Y si acaso aún no tienes instalado Office 2016, deberías acceder a las aplicaciones en línea y desde ahí hacer clic en el botón de compartir ubicado en la esquina superior derecha. Esta funcionalidad existe hace mucho en Google Docs, y debido a ella hay muchos usuarios que prefieren trabajar con las aplicaciones de Google. Mejor tarde que nunca, Microsoft incorporó esta capacidad en Office 2016 y es sin duda alguna una de las utilidades que debes considerar cuando debas realizar un trabajo de grupo.

Tutoriales en línea de Microsoft

Una de las grandes ventajas de la popularidad de Office es que cuenta con mucho soporte y tutoriales en línea que pueden ayudarte a sacarle el máximo provecho a programas como Excel, Acces, Visio, Publisher y todos los demás de la suite ofimática.

Y si bien es cierto que existen muchos tutoriales de terceros, Microsoft ha creado una página exclusiva donde se aglomeran una serie de lecciones para aprender a usar Office.

Complementos

Los complementos para Office son herramientas que te ayudarán a maximizar tu productividad mientras usas Office. Hay complementos para la educación, formación y tutoriales, gestión financiera, revisión de documento, utilidades, entre otros.

Extensión de Office para Google Chrome

Recientemente ha sido lanzada una extensión de Office para Chrome que permite abrir en las aplicaciones de Office Online tanto tus archivos almacenados en la nube de One Drive como los documentos guardados localmente.

Igual que cualquier otra extensión de Chrome, debemos instalarla desde la tienda virtual del navegador de Google y aparecerá el icono de Office al lado de la barra de URL para que podamos acceder a nuestros archivos de Power Point, Word, Excel y One Note

Además de lo antes mencionado, también es aconsejable mantener siempre tus archivos guardados en la nube para poder acceder a ellos desde donde sea y para evitar perder información importante. También puedes asegurar la seguridad de tus documentos cifrando los documentos, restringiendo la edición o con otras medidas de seguridad a las que puedes acceder desde Archivo > Información > Proteger documento.

¿Cuál de las características anteriores es la que consideras más útil? ¿Crees que existe alguna alternativa comparable a Office en cuanto a funcionalidad?